Veranstalten Sie Werksführungen und Betriebsbesichtigungen?


Werksführungen werden nicht ohne Grund von vielen Unternehmen durchgeführt: Ihre Kunden wissen es zu schätzen, einen Blick hinter Kulissen werfen zu dürfen. Sie können die Werksführung auf der anderen Seite als Teil Ihrer Marketing-Strategie dazu nutzen, um mit Kunden in Kontakt zu kommen und gleichzeitig Ihr Angebot vorzustellen.

Die Organisation einer Werksbesichtigung ist allerdings mit viel Arbeit verbunden. Sie benötigen einiges an Personal und müssen Zeit investieren, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Hinzu kommen eine lange Vor- und Nachbereitung sowie eine engagierte Betreuung von Interessenten und Teilnehmern.

Bei diesen Herausforderungen unterstützt Sie der MICE-Pilot (Meetings Incentives Convention Events): Mit der Software organisieren Sie Werksführungen und behalten den Überblick über Ihre Kennzahlen. Wir zeigen Ihnen, von welchen Vorteilen Sie im Detail profitieren.

Betriebsbesichtigungen: Wieso ist das Veranstalten von Werksführungen so profitabel?


Sie kennen es sicher von großen, weltweit agierenden Unternehmen: Viele Konzerne bieten Werksführungen an, bei denen Sie sich einen Eindruck über die Produktion, die Mitarbeiter und die Unternehmenskultur verschaffen können. Bislang verpassen jedoch viele regionale oder mittelständische Unternehmen die Chancen, die Ihnen Werksbesichtigungen bieten.

Denn nicht nur internationale Konzerne haben einiges zu zeigen auch Ihre Produktionsstätte hat ihren Reiz für verschiedene Zielgruppen, die Sie gleichzeitig ansprechen könne. Dazu gehören z.B.:

  • Kunden: Potenzielle Kunden bauen Interesse an Ihrem Unternehmen auf & Sie können Interessenten in Kundschaft umwandeln.
  • Potenzielle Mitarbeiter: Unter den Teilnehmern befinden sich auch potenzielle Fachkräfte, die Ihrem Unternehmen beitreten könnten.
  • Presse: Sie können Ihr Unternehmen in ein gutes Licht rücken und über die Berichterstattung Ihr Ansehen steigern.

Ob aus eigenem Antrieb oder auf Einladung: Wer an einer Unternehmensbesichtigung teilnimmt, ist an Ihrer Arbeit interessiert ist und möchte sich mit Ihrem Unternehmen beschäftigen. Das sind ideale Voraussetzungen, um von Ihrem Angebot zu überzeugen und Interessenten in Kunden zu verwandeln.


Sie erfahren mehr über Ihre Kunden

Während der Werksführung haben Sie die Chance, mit den Teilnehmern in direkten Kontakt zu treten. Daraus ergeben sich die verschiedensten Möglichkeiten:

  • Kundenfeedback & Anregungen sammeln
  • Kundenbindung stärken
  • Mehr über Kundenwünsche erfahren
  • Neue Produkte vorstellen
  • Auf offene Stellen aufmerksam machen
  • Beantwortung der Fragen von Journalisten

Es bieten sich umfangreiche Gelegenheiten für Sie, mehr über Ihre Kunden, deren Wünsche und vielleicht auch Verbesserungsvorschläge zu erfahren. Anhand der gestellten Fragen leiten Sie ab, welche Informationen Sie besser vermarkten sollten und welche Aspekte für Ihre Kunden besonders wichtig sind.

Dabei ist eines besonders wichtig: Betriebsführungen sollten möglichst reibungslos ablaufen. Das zeigt, dass Sie professionell arbeiten und gut organisiert sind. Zudem vermittelt es den Besuchern das Gefühl, dass Sie sie wichtig nehmen und sie von Ihnen geschätzt werden. Dabei kann Ihnen eine geeignete Software, wie der MICE-Pilot, helfen.


Sie gewinnen die Aufmerksamkeit potenzieller neuer Mitarbeiter

Was Sie dabei nicht vergessen sollten: Auch unter den Teilnehmern einer Unternehmensbesichtigung für Kunden können sich potenzielle Mitarbeiter befinden. Sind Sie auf der Suche nach Nachwuchs oder qualifizierten Arbeitskräften, sollten Sie dies im Rahmen der Werksführungen stets ansprechen.

So werden z.B. Schüler darauf aufmerksam, dass sie in Ihrem Unternehmen eine Ausbildung starten könnten. Zeigen Sie eine mögliche Karriereleiter auf und heben Sie die Stärken wie einen hohen Teamzusammenhalt oder gute Arbeitsbedingungen hervor.

Werksbesichtigung: Die größten Herausforderungen & effiziente Lösungen


Obwohl Werksbesichtigungen in Deutschland bereits weit verbreitet sind, scheuen sich viele Unternehmen immer noch vor den Herausforderungen der Organisation und Verwaltung. Bieten auch Sie eine Führung durch Ihre Produktionsstätte oder über Ihr Firmengelände an, sollten Sie folgende Aspekte beachten:


Herausforderungen: Organisationsaufwand auf allen Ebenen

Bevor eine Betriebsführung stattfinden kann, kommt auf Sie einiges an Organisation zu. Damit Sie sich im besten Licht präsentieren, sollte die Betriebsführung schließlich möglichst reibungslos ablaufen. Dabei kommen einige Herausforderungen auf Sie zu:

  • Hoher Personalaufwand
  • Zeitintensive Organisation
  • Beantwortung von Kundenfragen
  • Daten an vielen verschiedenen Stellen
  • Umständliche Buchung für den Kunden
  • Detaillierte Vor- & Nachbereitung

Die manuelle Organisation von Werksführungen ist mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden. Denn hinzu kommen die Betreuung der Teilnehmer, die Beantwortung von Fragen und auch die Ressourcenplanung liegt häufig in Ihren Händen.

Eine Software bietet Ihnen dabei den Vorteil, dass Sie eine smarte Lösung für alle Aufgaben haben. Die Organisation wird übersichtlicher, da alle benötigten Daten an einem Ort zu finden sind. Die Prozesse laufen teilweise sogar automatisiert ab.


Smarte Lösung: Eine Software für Werksführungen

Betriebsführung und Organisation sind zwei Wörter, die untrennbar zusammengehören. Mit einer genauen Planung wird der Ablauf deutlich reibungsloser. Das ist für alle Beteiligten, Sie und die Kunden, von Vorteil.

Dabei hilft Ihnen eine Software wie der MICE-Pilot. Mit dieser smarten Lösung verwalten und organisieren Sie Betriebsführungen professionell. Das entlastet Sie deutlich und ermöglicht es Ihnen, mehr Zeit in Ihre anderen Aufgaben zu investieren. Bei der Personalplanung bleibt Ihnen mehr Luft und es müssen wenigen Mitarbeiter mit der Organisation betreut werden.

Läuft die Planung einer Betriebsbesichtigung entspannt und organisiert ab, merken das am Ende auch die Teilnehmer. Gerne informieren wir Sie in einem persönlichen Gespräch darüber, wie der MICE-Pilot Sie und Ihr Team entlasten kann. Kontaktieren Sie uns und vereinbaren Sie einen Termin.

Werksführung organisieren: So unterstützt Sie der MICE-Pilot


Wenn Sie den Herausforderungen von Werksführungen mit einer smarten Software-Lösung begegnen möchten, dann nimmt Ihnen der MICE-Pilot einige Aufgaben ab. Die Software unterstützt Sie in allen Bereichen und erleichtert Ihre Arbeit deutlich:


Buchungen: Statusabfrage & Filtermöglichkeiten

Der Buchungsprozess spielt bei der Organisation von Betriebsbesichtigungen eine entscheidende Rolle, denn Sie stehen dabei in direktem Kontakt mit den Besuchern. Deshalb ist es besonders wichtig, dass die Buchung professionell und transparent abläuft.

Sie profitieren bei der Arbeit mit dem MICE-Pilot davon, dass zu jeder Buchung ein Status hinzugefügt werden kann. Zu jedem Status lässt sich außerdem ein Workflow anlegen. Dabei handelt es sich um eine Standard-Meldung, die zusammen mit dem Status ausgelöst wird. Dazu zählen beispielsweise:

  • Anfrage
  • Angebot
  • Gebucht (zur Verknüpfung mit einer Buchungsbestätigung)
  • Bezahlt (zur Verknüpfung mit einer Zahlungsbestätigung)
  • Durchgeführt  

Durch diese automatischen Abläufe stellen Sie einerseits sicher, dass der Teilnehmer alle nötigen Dokumente und Informationen erhält. Andererseits profitiert auch der Besucher, denn er erhält alle Daten zeitnah.

Der MICE-Pilot bietet Ihnen darüber hinaus umfangreiche Filter-Möglichkeiten. Erhalten Sie z.B. eine Anfrage über freie Plätze bei einer Betriebsbesichtigung, finden Sie diese Information mit nur wenigen Klicks in der Software. Es wird dadurch deutlich leichter, die offenen Kontingente zu verwalten. Das ist beispielsweise bei telefonischen Anfragen ein großer Vorteil.


Anfragen: Standard-Texte & Datenübernahme

Nicht alle Anfragen und Buchungen werden direkt über Ihre Website vorgenommen. Sie erhalten vermutlich des Öfteren Nachrichten mit Fragen zu bestimmten Betriebsbesichtigungen. Arbeiten Sie mit dem MICE-Pilot, finden Sie diese in einer übersichtlichen Liste.

Sie sehen somit auf einen Blick, wie viele Anfragen noch offen sind und welche Nachrichten noch nicht bearbeitet wurden. Es ist hilfreich, dass Sie jeder Anfrage einen Status hinzufügen können. Dadurch wird verhindert, dass eine Nachricht mehrfach durch verschiedene Kollegen beantwortet bzw. bearbeitet wird.

Zur besseren Übersicht ist auch eine Typisierung möglich. Dazu zählen zum Beispiel:

  • Stornierungsanfrage
  • Allgemeine Frage
  • Buchungsanfrage
  • Und vieles mehr

Erhalten Sie eine Anfrage von einer Person, die eine Werksführung buchen möchte, dann bietet Ihnen der MICE-Pilot eine praktische Funktion: Die Daten aus der Nachricht werden automatisch für den Buchungsprozess ausgelesen. Das heißt, dass Sie den Namen und die Kontaktdaten des Teilnehmers nicht händisch übertragen müssen. Das spart Zeit und verhindert Fehler.

Der MICE-Pilot zeichnet sich zudem dadurch aus, dass er viele Möglichkeiten für standardisierte Texte bietet. So können Sie für Kundenanfragen Vorlagen erstellen, die Sie bei Bedarf einfach verschicken.


Kundendaten: Automatische Übernahme & Bearbeitungsmöglichkeiten

Wenn Sie eine Werksführung organisieren, sind die erhobenen Kundendaten äußert wichtige Informationen. Deshalb bietet Ihnen der MICE-Pilot dafür besonders umfangreiche Möglichkeiten zur Übernahme und Eingabe.

Bucht ein Teilnehmer eine Werksbesichtigung, gibt er dabei seine Daten ein. Diese übernimmt der MICE-Pilot automatisch. Der Name, die Adresse und die E-Mail-Adresse sind dann in der Software erfasst und Sie können jederzeit darauf zugreifen.

Sie haben zudem die Möglichkeit, Kundendaten selbst anzulegen. Das ist bei telefonischen oder postalischen Buchungen von Vorteil. Sie tragen die Daten in eine übersichtliche Maske ein und speichern diese in nur wenigen Minuten ab. Selbstverständlich haben Sie auch jederzeit die Möglichkeit, die Daten zu ändern.


Durchführung: Teilnehmerlisten & Check-In

Findet eine Werksbesichtigung statt, ist eine genaue Übersicht aller Teilnehmer besonders wichtig. Mithilfe des MICE-Pilot erstellen Sie Tageslisten mit allen angemeldeten Besuchern.

Diese stehen Ihnen in der Software zur Verfügung und werden mit nur einem Knopfdruck in eine PDF-Datei gewandelt. Drucken Sie diese einfach aus und händigen Sie diese an verschiedene Personen wie z.B. den Werksschutz oder den Empfang aus.

Eines ist dabei besonders hervorzuheben: Die Listen, die Sie mit dem MICE-Pilot erstellen, sind tagesaktuell und werden in Echtzeit geändert. Dadurch stellen Sie sicher, dass auch späte Buchungen oder Stornierungen berücksichtigt werden.

Sind die teilnehmenden Personen eingetroffen, können Sie diese mit nur einem Klick einchecken. So haben Sie zu jeder Zeit die Übersicht, ob alle gebuchten Besucher eingetroffen sind. Im Nachgang haben Sie dann die Möglichkeit, eine E-Mail zur Qualitätsbefragung an alle Teilnehmer zu verschicken.


Abrechnung: Zahlungsliste & Export

Wenn Sie Werksführungen durchführen, ist das auch mit einem großen Aufwand für die Buchhaltung verbunden. Damit Sie die Übersicht darüber behalten, welche Teilnehmer bereits bezahlt haben und welche Buchungen noch offen sind, erstellt der MICE-Pilot Zahlungslisten.

Dabei sehen Sie auf einen Blick, ob es beispielsweise Differenzen gibt oder Zahlungen verrechnet werden. Sie können die Daten anschließend exportieren, um sie weiterzuverarbeiten.

Der MICE-Pilot bietet Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit, Zahlungsdienste wie PayPal oder die Bezahlung per Kreditkarte anzubinden. Dadurch kann die Software automatisch alle eingehenden Zahlungen verbuchen – egal über welche Plattform sie eingeht. Auch das spart Ihnen Zeit, denn Sie müssen den Zahlungseingang nicht manuell eintragen.


Reportings: Umfangreiche Auswertungen & Statistiken

Führen Sie regelmäßig Werksbesichtigungen durch, sollten Sie dafür Auswertungen vornehmen. Der MICE-Pilot bietet Ihnen auch dafür umfangreiche Möglichkeiten. Sie können Statistiken für ein ganzes Jahr oder für einzelne Monate erstellen. Bei Bedarf führen Sie dann auch einen Vergleich mit dem Vorjahr durch.

Die Auswertung kann sich auf verschiedene Parameter beziehen, wie beispielsweise:

  • Umsatz
  • Teilnehmerzahl
  • Teilnehmer pro Kategorie oder Preisklasse
  • Stornierungen
  • Auslastung bestimmter Zeiträume
  • Bevorzugte Zahlungsmittel

Mit nur wenigen Klicks wandeln Sie die Auswertung in eine Excel-Datei um. Sie können diese dann individuell bearbeiten und mit Anmerkungen versehen.

Anhand dieser Statistiken erkennen Sie sowohl positive wie auch rückläufige Entwicklungen. Dadruch können Sie Rückschlüsse auf die Punkte ziehen, in denen Sie Ihre Potenziale noch besser ausschöpfen können. Nutzen Sie die gewonnenen Informationen für Ihr Management, um das Erlebnis für die Teilnehmer noch optimaler zu gestalten.

Kontaktieren Sie uns gerne für ein persönliches Kennenlernen. Wir freuen uns, Ihnen die Funktionen des MICE-Pilot im Detail zu erklären und Ihre Fragen zu beantworten.

Betriebsführungen von A bis Z: Wobei hilft Ihnen eine Werksführung-Software noch?


Wenn Sie Werksführungen verwalten, sind es nicht immer nur die offensichtlichen Arbeiten, die Sie viel Zeit kosten. Im Hintergrund sind viele weitere Handgriffe nötig, um eine Werksführung erfolgreich durchzuführen. Auch dabei unterstützt Sie der MICE-Pilot.


Effiziente Nachbearbeitung & Qualitätsbefragung

Ist eine Werksbesichtigung beendet, kommt einiges an Nachbearbeitung auf Sie zu. Dazu zählen beispielsweise:

  • Kontrolle des Budgets: Sie prüfen, ob die eingenommenen Zahlungen der Teilnehmer die Kosten decken. Das ist vor allem für den langfristigen Erfolg wichtig. Sie lesen daran ab, wie viele Besucher nötig sind, um an der Werksbesichtigung zu verdienen. Mit dieser Information ist es Ihnen dann möglich, Mindestgrößen zu ermitteln.
  • Qualitätsbefragung: Besucher, die eine Werksführung buchen, kommen mit gewissen Erwartungen in Ihr Unternehmen. Es ist deshalb ratsam, dass Sie eine Qualitätsbefragung durchführen. Diese sollte nach Möglichkeit, unmittelbar nach der Werksbesichtigung stattfinden – dann sind die Eindrücke noch frisch.

Hierfür können Sie einfach den MICE-Pilot nutzen: Alle Kontaktdaten der Teilnehmer sind in der Software hinterlegt. Legen Sie fest, dass automatisch eine E-Mail zur Qualitätsbefragung an alle eingecheckten Besucher versendet werden soll. Sie sammeln darüber wertvolle Informationen, mit denen Sie Ihre Werksführungen kontinuierlich verbessern können.


Durchführung verschiedener Arten von Werksführungen

Wenn Sie Werksführungen durchführen, stellt sich eine Frage: Welche Art von Werksführung bieten Sie an? Denn jedes Unternehmen hat seine eigenen Abläufe und Tools, z.B.:

  • Werksbesichtigungen mit Audio-Guide: Sie müssen sicherstellen, dass für alle Besucher ein Gerät vorhanden ist. Sie sollten außerdem aufgeladen bzw. mit neuen Batterien versehen werden. Audio-Geräte müssen zudem regelmäßig auf ihre Funktionalität geprüft werden.
    Sie können diese Aufgaben über den MICE-Pilot verwalten und organisieren. Dadurch behalten Sie und alle anderen Beteiligten den nötigen Überblick.
  • Fremdsprachige Werksführungen: Möchten Sie Werksführungen organisieren, die nicht auf Deutsch durchgeführt werden, können Sie im MICE-Pilot einfach eine andere Veranstaltungssprache festlegen.

Diese Übersicht ist wichtig, denn für eine Werksführung auf Englisch sollte auch ein englischsprachiger Leiter bereitstehen. Arbeiten Sie mit unserer Software, verhindern Sie Missverständnisse und sorgen für einen reibungslosen Ablauf aller Werksbesichtigungen.

Auch die komplette Korrespondenz und die Buchungsstrecke kann in der gewünschten Fremdsprache erfolgen. Zudem können Korrespondenz und Führungssprache unterschiedlich sein.

Der MICE-Pilot bietet sich darüber hinaus auch für das Organisieren anderer Veranstaltungen an. Er ist beispielsweise auch eine Seminarverwaltungssoftware, mit der interne Schulungen oder Fortbildungen organisiert werden können. Die Software fungiert zudem als Kongress-Software und als Veranstaltungssoftware. Mit nur einem Produkt können Sie also weitaus mehr als nur Werksführungen planen.

Werksführungen mit dem MICE-Pilot: Organisation optimieren & für einen reibungslosen Ablauf sorgen


Das Organisieren und Planen von Werksführungen ist eine große Herausforderung, die Sie am besten mit einer professionellen Software wie dem MICE-Pilot meistern. Er bietet Ihnen umfangreiche Funktionen für die Buchung, die Abrechnung und Kundenanfragen.

Sie präsentieren sich professionell und bieten Interessenten und Teilnehmern eine schnelle Kommunikation. Standardisierte Antworten, die sogar automatisch verschickt werden, tragen einen großen Teil dazu bei.

Der MICE-Pilot zeichnet sich durch seinen großen Funktionsumfang und die zahlreichen Möglichkeiten für eine individuelle Nutzung aus. Gerne lassen wir Ihnen weitere Informationen zu unserer Software zukommen und beantworten in einem persönlichen Gespräch Ihre Fragen.

Kontaktieren Sie uns und vereinbaren Sie einen Termin. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.

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